Hybride werken: reiskosten- en thuiswerkvergoeding
Nu steeds meer mensen blijvend hybride werken, is de vraag hoe werkgevers om moeten of kunnen gaan met de reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding. Is er sprake van overlap en in hoeverre mag de werkgever ze onbelast betalen?
Goed om te weten: een werkgever is niet verplicht reiskosten of thuiswerkvergoeding te betalen. Wel is het zo dat onbelast betalen van deze vergoedingen fiscaal wordt gefaciliteerd.
Of een werknemer zowel reiskosten als thuiswerkvergoeding onbelast mag ontvangen, beantwoorden de juridische experts van Dirkzwager in deze blog dan ook aan de hand van de Wet op de loonbelasting 1964 (LB).
Regels duidelijk, maar wat te doen met reiskostenvergoeding ‘digital nomads’?
De regels voor reiskosten- en thuiswerkvergoeding zijn los van elkaar vrij duidelijk. Wel is het zo dat het erop lijkt dat in de wet LB voor de reiskostenvergoeding alleen het thuisadres geldig is voor woonwerkverkeer. Met een toenemend aantal ‘digital nomads’ en hybride werkvormen waarbij werknemers ook regelmatig vanuit café’s of andere plekken werken is dat nog iets om als werkgever dieper in te duiken.
En wat te doen als werknemer op 1 dag thuis én op kantoor werkt?
Een werkgever mag in een maand zowel reiskosten- als thuiswerkvergoeding als vast bedrag onbelast betalen aan werknemers. Dit gaat op basis van een vooraf afgesproken aantal dagen waarop thuis danwel op kantoor wordt gewerkt. In genoemde blog wordt verder uitgelegd aan welke regels hiervoor verder moet worden voldaan.
Maar wat als een werknemer in de ochtend thuis werkt en in de middag thuis? Mag hij dan zowel een reiskostenvergoeding als een vergoeding voor thuiswerken ontvangen voor die dag? Nee, dit mag niet.
Afhankelijk van wat de werkgever onbelast wil betalen (maximaal of minimaal), kan hij bepalen of voor die dag een thuiswerkvergoeding (minder) of juist een reiskostenvergoeding (meer) uitkeert. Bij meer dan 10 kilometer afstand naar kantoor, en bij de wens maximaal onbelast te betalen, is reiskostenvergoeding dan de beste optie.
Praktisch: hoe richt je dit in als werkgever?
Als je als werkgever vaste vergoedingen per maand wil betalen, dan zijn dit de volgende tips:
- Elk jaar moet voor alle werknemers schriftelijk worden vastgelegd welke verdeling thuiswerk/kantoordagen wordt aangehouden.
- Op basis van deze verdeling moet per werknemer de maximale vaste reis- en/of thuiswerkkostenvergoeding worden berekend.
- Als een werknemer aangeeft of voorziet dat de verdeling structureel anders is/wordt, moet de vergoeding opnieuw berekend worden. Als een werknemer minder dan 60% naar kantoor komt, heeft dit gevolgen voor de maximale reiskostenvergoeding.
Voor meer informatie en juridische ondersteuning: dit is de link naar het volledige artikel.
