Hybride werken - Wat is het en hoe faciliteer je het?
COVID-19 heeft de manier waarop we werken, waar we werken en de relatie tussen werkgevers en werknemers voorgoed veranderd. Leidende organisaties handelen snel en denken verder dan alleen de heropening van hun kantoor. Ze denken ook na over een nieuwe digitale, fysieke en emotionele invulling van hun werkomgeving.
Het volgende normaal is hier. Is jouw organisatie klaar voor een post-pandemische wereld?
Hybride werken betekenis
Hybride werken houdt simpelweg in dat medewerkers gedeeltelijk op kantoor en deels thuis of op een andere remote locatie werken.Thuiswerken is een blijvertje, dat is inmiddels wel duidelijk geworden. Toch tonen diverse onderzoeken aan dat werknemers ook, gedeeltelijk, wel weer terug naar kantoor willen. De verwachting is dat medewerkers twee tot drie dagen vanuit huis of een andere locatie blijven werken en de overige dagen weer naar kantoor gaan. Dit wordt ook wel hybride werken genoemd.
Bij werken in volledige focus zal de thuiswerkplek ingezet kunnen worden. Het kantoor wordt de plek voor sociaal contact, overleg of om te sparren met elkaar. Kortom, het kantoor zal in de toekomst aanvoelen als een clubhuis.
Het nieuwe kantoor
Met deze nieuwe werk-realiteit in het vooruitzicht, veranderen ook de eisen die gesteld worden aan de manier waarop hybride werken wordt gefaciliteerd. Het oude kantoor met veel werkplekken, wordt een kantoor met veel multifunctionele mogelijkheden voor samenwerking.Geografische spreiding van kantoren wordt van groter belang om reisbewegingen te beperken. De kantooromgeving van de toekomst maakt meer mogelijk met minder meters en is flexibeler dan nu het geval is. Afstand tussen en aantal werkplekken dat bezet mag zijn, moet flexibel in te richten zijn.
Wat betekent hybride werken voor organisaties?
Het nieuwe kantoor als plek waar medewerkers veilig samenwerken en sociaal interacteren; dat betekent niet alleen iets voor de inrichting, maar ook voor het managen van de bezetting op kantoor.Idealiter zijn je werknemers zelf in staat dit hybride werken op een efficiënte manier te organiseren. Bij voorkeur zonder extra overhead of extra communicatie. Dit gaat prima, zolang er niet al te veel werknemers, bureaus en ruimtes zijn om te boeken. Wordt het aantal echter groter, of wil je andere faciliteiten als parkeerplaatsen, plekje aan de lunchtafel en samenwerkplekken ook regelen, dan wordt het managen van de bezetting al snel ingewikkeld.
Desk booking software geeft grip op bezetting
Hoe houd je grip op de bezetting op kantoor, als medewerkers zelf bepalen waar ze werken? Met desk booking software reserveren medewerkers zelf een werkplek voor de dagen of dagdelen dat ze op kantoor willen zijn. Tegelijkertijd is het mogelijk het aantal beschikbare werkplekken en soms ook andere faciliteiten flexibel aan te passen. Als richtlijnen veranderen, kan je hier snel op reageren.
Als je leest over desk booking software of workplace management, lees je ook vaak over de twee verschillende vormen: hoteling en hot-desking. Wat wordt hiermee bedoeld?
Wat is hoteling en wat is hot desking?
In veel werkplek-reserveringssystemen kunnen werknemers van tevoren een bureau reserveren – een praktijk die bekend staat als hoteling.
Er is veel verwarring tussen werkplek ‘hoteling’ en hot desking. De termen worden vaak ten onrechte door elkaar gebruikt. Het verschil zit hem in het niveau van controle en de organisatie.
Hoteling
Hoteling is het vooraf boeken en inchecken bij een (digitale) conciërge om toegang te krijgen tot een ruimte, net zoals in een echt hotel. Zelfs in een kamer vol lege bureaus en onbezette werkplekken moet iemand zich van te voren registreren om toegang te krijgen tot zijn plek. Dit kan bij een persoon, maar in de context van het nieuwe hybride werken is dat veel vaker via een handige desk booking app of platform.
Hot desking
Hot desking is meer freewheelen. Het is nog steeds gebaseerd op een ‘niet-toegewezen bureau’-concept, maar hierbij geldt: wie het eerst komt, wie het eerst maalt. Als een medewerker een vrije werkplek of ruimte ziet, kan hij deze claimen en aan de slag gaan – reserveren is niet nodig.
In sommige hot desking situaties is mogelijk nog steeds inchecken vereist, maar reserveren is niet nodig. Inchecken is dan slechts een vorm van capaciteitscontrole.
Kantoor van de toekomst inrichten op basis van data
Nog een reden om voor hoteling te gaan, is dat de meeste werkplek- reserveringssystemen rapportage- en analysemogelijkheden bieden. Zo krijgt de facilitair manager inzicht in het echte gebruik van het kantoor.
- Op welke dagen is het druk?
- Wat zijn de populairste bureaus en ruimtes?
- Hoeveel parkeercapaciteit wordt er nu echt gebruikt?
- En met hoeveel lunches moet rekening gehouden worden?
Allemaal inzichten die een goed reserveringssysteem kan produceren. En met die inzichten kan het toekomstige kantoor weer zo goed mogelijk worden ingericht voor blije medewerkers.
Hybride kantoor: maak het niet te moeilijk
Hybride werken is al de realiteit en is ‘here to stay’. Daarom moet je als facilitair of operationeel verantwoordelijke nu aan de slag met het faciliteren hiervan.
Als je gaat kijken naar desk booking systemen, onthoud dan dat verandering van gedrag (van te voren boeken in plaats van ‘gewoon’ naar kantoor gaan) tijd kost. En dat dit langer duurt, naarmate het proces ingewikkelder is.
Met dat in het achterhoofd ontwikkelden wij het Why at Work platform. Met een gebruiksvriendelijke app voor medewerkers en een eenvoudig, maar qua functionaliteit uitgebreid, webportal voor beheerders. Bekijk alle features, vraag een demo aan of begin vandaag nog je 30 dagen gratis proefperiode.
