Onmisbare technologie voor hybride werken
Technologie kan helpen om nieuwe manieren van samenwerken zo optimaal mogelijk in te richten. De afgelopen jaren zijn veel organisaties al ‘naar de cloud’ gegaan met hun kantoorapps en ook andere systemen zijn remote beschikbaar. Onderstaande slimme technologieën helpen bedrijven nog meer om alle voordelen te benutten die het nieuwe hybride samenwerken biedt.
1. Reserveringssysteem
Met een eenvoudig reserveringssysteem is het gemakkelijk om de aanwezigheid op kantoor in goede banen te leiden. Hiermee kunnen mensen hun favoriete werkplek, vergaderruimte of andere faciliteit reserveren in het fysieke kantoor.
Hoewel veel werknemers meer tijd thuis willen werken, willen ze er ook op kunnen vertrouwen dat ze op kantoor kunnen doen waarvoor ze komen. Ze weten bovendien precies waar ze heen moeten en
wat ze kunnen doen. Dat betekent minder tijd offline en een hogere productiviteit.
Met de data over (gewenste) aanwezigheid kunnen organisaties weer inspelen op (toekomstige) wensen voor de inrichting van het kantoor en sturen op gewenst gedrag.
Onze favoriet (uiteraard): Why at Work!
NB: Mocht het i.v.m. Covid-19 toch weer nodig zijn om kantoorbezoek te beperken en 1,5 meter afstand te houden, dan biedt een reserveringssysteem uitkomst! Eenvoudig de maximale bezettingsgraad instellen voorkomt dat er te veel medewerkers tegelijk naar kantoor komen.
2. Integratie samenwerkingstools
Door het integreren van samenwerkingstools in één platform faciliteer je effectieve samenwerkingen met wie je maar wilt. In zo’n platform stel je eenvoudig een sterk professioneel online netwerk op met mensen binnen en buiten je organisatie. Door je mensen, je communicatie, je bestanden en je taken slim te organiseren, zorg je voor rust en overzicht op al je projecten.
Populair: Driff!
3. Camera’s en sensoren
Camera’s en sensoren kunnen worden gebruikt om de bezetting van de kantoorruimtes te volgen en waarschuwingen te geven wanneer er sprake is van overbezetting of onprettige kenmerken van de omgeving, zoals te hoge temperaturen, CO2 waarden of percentage luchtvochtigheid. Ook kunnen ze helpen het gebruik van de beschikbare ruimte te verbeteren. Informatie van camera’s en sensoren geven een duidelijk beeld van hoe ruimtes echt worden gebruikt. Hot spots, knelpunten en ‘not spots’ – gebieden die onderbenut zijn – kunnen worden geïdentificeerd. Daarmee kan het kantoor aangepast worden aan de werkelijke behoeften.
Kijk eens naar: Volantis comfort sensoren
4. Artificial Intelligence (AI) en Machine Learning
Met de juiste technologie kun je ook ook het beheer en onderhoud van het kantoorpand vereenvoudigen. Is een bureau net gebruikt? Je reserveringsapp of sensoren kunnen dit onmiddellijk registreren, voorkomen dat het opnieuw wordt gereserveerd en creëren een waarschuwing dat het moet worden schoongemaakt.
Door data te verzamelen over gebruik wordt het ook makkelijker te voorspellen wanneer het druk is, hoe de ruimte beter benut kan worden en kan je preventief onderhoud plannen en daarmee een efficiencyslag maken. Denk bijvoorbeeld aan niet jaarlijkse alle bureaustoelen controleren, maar alleen die die vaak gebruikt zijn.
Meer ‘connectedness’ heeft ook geleid tot een aanzienlijke toename in onze kwetsbaarheid voor cyberaanvallen. AI- en ‘machine
based’ cybersecuritysystemen worden getraind om het gedrag
van een gewone computergebruiker dagelijks te observeren,
zodat elk afwijkend gedrag (zoals malware-infiltratie) onmiddellijk kan worden gedetecteerd. AI stelt ons in staat op een intelligente manier te reageren, de relevantie en gevolgen van een inbreuk of gedragsverandering te begrijpen en in real time een evenredige respons te ontwikkelen.
5. Hybride vergaderen met interactieve presentatieschermen
Vergaderruimtes zullen moeten worden aangepast om samen te kunnen werken met een team dat deels op kantoor, deels remote aan het werk is. Denk aan de aanwezigheid van een presentatiescherm, camera, speakers en microfoon. Nog handiger is het om een alles-in-1 presentatiescherm te gebruiken.
Tip: kijk eens naar interactieve schermen, zoals die van CTOUCH.
Handige checklist Hybride werken
Hybride werken is ‘here to stay’, maar naar de vorm waarin het voor je specifieke organisatie werkt is het nog vaak zoeken. Daarom hebben Why at Work en Driff samen een handige checklist voor ‘happy & healthy’ hybride werken ontwikkeld. Daarin o.a.:
Checklists op het gebied van:
* visie, beleid & plannen
* leiderschap
* medewerkers
* fysiek kantoor
* voorbereiding nieuwe Covid-golf
Nuttige URLs & handige tips
