Best practice: hybride werken bij BDO

“Het wat bepaalt het waar. Als je naar kantoor komt, wil je zeker weten dat je een plek hebt die geschikt is voor wat je komt doen.”

BDO, advies- en accountantskantoor met 2700 medewerkers in Nederland, heeft een verfrissende visie op hybride werken. Die wás er al voor de start van de corona-pandemie, maar is er wel door in een stroomversnelling gekomen. We interviewden Mike van Buul, facilitair adviseur en ‘impact manager’ bij BDO over deze visie en vooral ook de totstandkoming én uitvoering daarvan nu hybride werken het nieuwe normaal is geworden.

Start van een zoektocht

“Maart 2020 zaten we in een fase waarbij we nog heel erg zoekende waren. Wat willen we nu eigenlijk met ons werkplekconcept? Voor een aantal kantoren waren we al op zoek naar nieuwe locaties. Minder vaak langs de snelweg, en juist meer in stadscentra. Dichterbij openbaar vervoer en sociaal leven.

BDO Worklife, het hybride werken project van BDO, is onderdeel van het veelomvattender project Duurzaam Samenwerken. Daar komt alles samen wat de nieuwe manier van werken raakt. En dat is heel veel. Onder andere dus inrichting van kantoren, maar ook bijvoorbeeld ons mobiliteitsbeleid en het coachen van managers op leiding geven en verbinden aan een (deels) remote team.

Door corona kwam de zoektocht naar ons ideale werkplekconcept in een stroomversnelling. Zoals bij veel organisaties bleek dat thuiswerken ook voor BDO in de meeste gevallen echt prima kan. Thuiswerken gebeurde voor die tijd al op sommige afdelingen en locaties, maar andere waren hierin nog wat terughoudend. We kunnen wel zeggen dat die horde inmiddels genomen is.

De vraag hoe je mensen gaat aansturen, coachen, trainen, en vooral verbinden bij hybride werken blijft wel actueel. De rol van het kantoor is daarin een hele belangrijke. “

Het ideale kantoor voelt als een feestje

“Hybride werken is het nieuwe normaal voor BDO. Waar we eerst nog dachten in percentages van 60% op kantoor, 40% thuis, hebben we dat inmiddels helemaal losgelaten. Hybride werken doet een beroep op ieders verantwoordelijkheid.

Het wat bepaalt het waar. Activity-based hybride werken noemen we dat. Plaatsonafhankelijk werken op basis van wat bij jouw werkzaamheden, de samenwerking met collega’s op dat moment en jouw persoonlijke situatie en voorkeur het beste past. Op een BDO-kantoor, bij de klant of thuis. Je krijgt ook de ruimte om je tijd flexibeler in te delen, uiteraard in overleg met je collega’s en klanten.

De werkzaamheden moeten centraal staan. Soms betekent dat dat je geconcentreerd moet kunnen werken, een andere keer dat je juist moet kunnen overleggen met je team.
Het kantoorpand zelf wordt steeds meer een arbeidsvoorwaarde. Het moet vooral een leuke plek zijn om naar toe te komen. Dan trekt het ook nieuw talent aan.

Ons doel is dat álle kantoren van BDO voelen als een feestje om naartoe te gaan. Een plek waar je je thuis voelt, je inspireert en waar je je weer helemaal “BDO’er” voelt. Het kantoor als ontmoetingsplek waar je je collega’s weer eens echt spreekt en fijn kan samenwerken. Je gaat erheen voor de lekkerste koffie en broodjes.

En vanuit kantoor wandel je zo een bruisend centrum in, waardoor je ook tijdens lunch of na werktijd een fijne ervaring hebt. Handig, voor de after-work borrels met je team! Het kantoor is dan niet alleen tijdens werktijd uitnodigend, maar ook ervoor en erna.

Hybride werken doet een beroep op ieders verantwoordelijkheid.

Corona heeft invloed gehad op hoe de nieuwe kantoren zijn ingericht. De flexfactor is aangepast. Er zijn minder individuele werkplekken en daarvoor in de plaats is er meer ruimte voor samenkomen, brainstormen en toevallige ontmoetingen gekomen. Het kantoor als clubhuis met informele ‘huiskamers’ met her en der poefjes, vergaderruimtes waarin hybride overleg mogelijk is en bijvoorbeeld treincoupés waarin je wat informeler kan overleggen.

Op elke locatie vind je bovendien altijd iets terug wat de binding met de regio duidt. Zo is in het nieuwe kantoor in Den Haag een heuse kas geplaatst die dienst doet als vergaderruimte en refereert naar de bollenstreek.”

Hoe voorkom je straks lege kantoren?

Als je naar kantoor komt, reserveer je geen vaste plek, maar een plekje in de herberg.

“Tijdens de pandemie is alle collega’s heel regelmatig gevraagd hoe zij de toekomst van werken zien. Meer thuis of meer op kantoor? En waar zou het kantoor dan aan moeten voldoen? Die data is meegenomen in de stuur-, klankbord- en diverse projectgroepen.

De architect heeft vervolgens een ‘meanderend’ landschap ontworpen met op elke etage verschillende zones: vergaderen, aanlanden en ontmoeten en samenwerken. Voor samenwerken maken we nog een onderscheid tussen geconcentreerd samenwerken in een afgesloten ruimte of op samenwerkplekken in een open ruimte. Iedere etage heeft een sociaal hart en elke locatie heeft 1 eet/werkcafé.

Zowel vergaderruimtes en samenwerkplekken zijn vooraf te reserveren via een app. Zo weet je zeker dat je een plekje hebt als je naar kantoor komt.

Nieuw voor BDO is ook dat er niet meer met ‘vlekken’ wordt gewerkt, dat afdelingen of teams geen vaste ruimte meer hebben op een bepaalde etage. In plaats daarvan komen er ankerpunten. Eigenlijk gewoon afsluitbare kasten. Als je naar kantoor komt, reserveer je geen vaste plek, maar een plekje in de herberg. Eenmaal op kantoor ben je vrij om te zitten waar je wilt maar de kans dat je iemand van je afdeling of team treft is wel het grootst rond zo’n ankerpunt.

Vooralsnog zijn de collega’s die al verhuisd zijn of een sneak preview van nieuwe locaties hebben gezien erg enthousiast.”

Hoe past het gebruik van een ‘werkplekreservering’-app in dit plaatje?

“BDO maakt gebruik van de Why at Work-app voor het reserveren van een plekje op kantoor. We hebben een concept, daar geloven we in. In dat concept past een app die collega’s ondersteunt in de komst naar kantoor en zorgt dat iedereen verzekerd is van een plek die aansluit bij de activiteiten van die dag, die je helpt in het zoeken van andere collega’s en die het ‘samenwerken’ op kantoor ondersteunt. Reserveren is dan een middel, niet het doel. Je reserveert omdat je wíl reserveren, niet omdat je moet.

Aan het begin van de corona-periode, begin maart 2020, hebben we in allerijl een werkplekreserveringssysteem opgezet met als enige doel het beheersen van de bezetting. We hadden niet verwacht dat zo’n reserveringstool een blijvend onderdeel zou uitmaken van onze manier van werken Toen duidelijk werd dat onze manier van werken blijvend zou veranderen, waren we in eerste instantie nog erg zoekende naar ons werkplekconcept.

Toen dat steeds helderder werd, bleek al snel dat het huidige systeem daar niet bij paste. En dus gingen we op zoek naar een andere app en dat is Why at Work geworden.”

Geen vaste werkplekken reserveren

We vergelijken het nieuwe ‘naar kantoor gaan’ hier soms met het bezoeken van een voetbalwedstrijd.

“Hoewel we begrijpen dat de reden om naar kantoor gaan voor iedereen anders is, vergelijken we hier het nieuwe ‘naar kantoor gaan’ ook wel eens met het bezoeken van een voetbalwedstrijd. 1: Je wilt een goede plek hebben. Wat goed is, is voor iedereen anders, maar de beste beleving heb je met de juiste mensen om je heen 2. Je wilt gegarandeerd een plek hebben en daarbij niet voor verrassingen komen te staan.

Als je eenmaal in het clubhuis (kantoor) bent, dan kom je om de voetbalwedstrijd te kijken, maar ook vooral voor de gezelligheid onderling. Je wil ergens zitten waar het op dat moment goed voelt, waar je het beste kunt werken voor je taak van dat moment. Je hoeft dus niet altijd op een vaste plek te gaan zitten. Juist niet. Zo krijg je ook toevallige ontmoetingen en die zijn meestal heel leuk en nuttig. Dit stimuleren we dus ook met de kantoorinrichting en de manier waarop je een werkplek kan reserveren.”

Sturen op gedrag met data

“We kiezen er dus uitdrukkelijk voor om niet een specifiek bureau te kunnen reserveren. In principe is alles dicht is te timmeren met techniek, maar wordt het daar echt leuker op? Wordt het dan een feestje om naar kantoor te komen? Wij denken van niet, dus vertrouwen we op gedrag. Soms zal daar ander gedrag tussen zitten dan wij vanuit onze visie willen, bijvoorbeeld als medewerkers elke dag in dezelfde (meestal concentratie)zone reserveren.

Een soort ‘handdoekje leggen’ op een eenpersoonskamer. Uiteraard ben je welkom op kantoor om geconcentreerd te werken, maar zou dat dan nog 5 dagen moeten zijn? En moet dat iedere dag in een eenpersoonskamer?

We kiezen er uitdrukkelijk voor om niet een specifiek bureau te kunnen reserveren.

Als je een goede rapportagetool hebt, dan valt dat gedrag op enig moment op en kunnen we het gesprek aangaan met een collega. Wat zit hierachter? Wil je altijd geconcentreerd werken of kunnen we je op een andere manier faciliteren zodat ook andere collega’s hier een keer kunnen werken?

De inzichten die we uit de data van het Why at Work-platform krijgen, helpen ons patronen te herkennen. Enerzijds om onze toekomstige inrichting aan te passen aan gebruik, maar dus ook om gedrag te kunnen sturen.

Desk booking app cruciaal onderdeel van hybride werken

“Ik ben van mening dat je sowieso wil reserveren om zeker te zijn dat je een werkplek hebt die aansluit bij de werkactiviteiten van die dag. Reserveren is dus een no-brainer.
De app gebruik je voor alles dat je nodig hebt voor je dag op kantoor: lunch, parkeerplek, vergaderruimte, poolauto.

Reserveren is dus een no-brainer.

Het gebruik van Why at Work is dus ook na corona cruciaal om onze hybride werken visie te laten slagen. Nu gebruiken we de app nog om de maximale bezetting te controleren, maar hopelijk is dit binnenkort niet meer nodig. Het gaat dan nog veel meer om hoe je de medewerker faciliteert wanneer die naar kantoor wil komen. “

Why at Work stelt de medewerker centraal

“We zijn met veel partijen in gesprek geweest. De meeste van die apps stellen de data centraal. Die hebben als uitgangspunt de werkplekken en hoe die zo efficiënt mogelijk gebruikt kunnen worden. Why at Work is ontwikkeld vanuit de filosofie de medewerker zoveel mogelijk te faciliteren in zijn komst naar kantoor. En dat sluit dus naadloos aan op onze visie.

De app en het beheerdersportaal zijn erg gebruiksvriendelijk. Met twee handelingen reserveer je eenvoudig je werkplek. Superintuïtief. Daarom ervaren de collega’s het gebruik van de app ook als iets positiefs.”

Prettige samenwerking met Why at Work

“Toen wij kennismaakten met Why at Work, was onze visie nog niet uitgekristalliseerd. Onze gesprekken met Why at Work leverden ons nieuwe inzichten op, het leek wel of we elkaar inspireerden.

Een van de redenen om vervolgens voor Why at Work te kiezen, was de flexibiliteit en mogelijkheid om samen het platform door te ontwikkelen. We doen er echt toe als klant. Elke maandag overleggen we over onze wensen. We hebben regelmatig nieuwe inzichten en bespreken die dan ook met het Why at Work-team. Zo maken we samen de app ook echt beter.

Tips voor organisaties die aan de slag willen met hybride werken

“De weg naar hybride werken is een grote zoektocht. We hebben de eerste stappen gezet, maar de praktijk zal uitwijzen hoe onze visie uiteindelijk uitpakt. In onze reis tot nu toe hebben we regelmatig onze neus gestoten, bijgestuurd en zijn we weer doorgegaan. Dat blijven we doen bij elk nieuw kantoor dat we openen.

Begin met een heldere eigen visie

Wat wij geleerd hebben en ik graag deel met andere facilitair managers: begin echt eerst met je eigen visie. Hoe wil je dat je kantoor gebruikt wordt, welk gedrag wil je stimuleren, wat moet het pand uitstralen.

Zoek daarna een werkplekreservering-app die daar op hoofdlijnen bij past. En een leverancier die met je mee wil bewegen. Dan versterk je elkaar ook echt.