FAQ

Heb je nog vragen?
Bekijk hier onze antwoorden.

Staat jouw vraag er niet tussen? Neem contact op.

Onze FAQ

Wat is Why at Work?

Why at Work is een platform dat hybride werken faciliteert. Het platform bestaat uit een app voor je telefoon en een webportaal. De app wordt gebruikt door medewerkers en het portaal door een of meerdere beheerders van de organisatie.

In de app reserveren medewerkers o.a. een werkplek en kunnen ze realtime zien hoe druk het is op kantoor.

In het portaal kan de beheerder alle informatie over de organisatie en het kantoor beheren. Zo is het aantal werkplekken en ruimtes per verdieping in te stellen, op basis van een plattegrond. En kan eenvoudig de maximale bezetting per ruimte worden ingesteld. Ook het gebruikersbeheer en uitgebreide rapportage- en analysemogelijkheden zijn onderdeel van het platform.

Hoe kan ik Why at work voor mijn organisatie gaan gebruiken?

Vraag een gratis proefperiode aan of plan een demo. Je kan ook contact opnemen via het contactformulier. Wij nemen dan binnen één werkdag contact met je op over het gebruik van het Why at Work platform voor jouw organisatie. .

Inrichten en beheren digitaal kantoor (web portal)

Hoeveel tijd kost het om het portal en de app in te richten?

Dat valt reuze mee, je kunt namelijk direct starten! In het portaal richt je het bedrijf in, je maakt afdelingen en ruimtes aan en je voegt medewerkers toe. Medewerkers hoeven dan alleen de app te downloaden. Ze kunnen dan direct inloggen met het e-mailadres dat geregistreerd staat in het portaal. Mocht je hulp willen bij de inrichting van het portaal, kunnen wij altijd een handje helpen!

Is er een limiet aan het aantal gebruikers van de app en het portaal?

Nee, die is er niet. Je kunt zoveel gebruikers als je wil toevoegen aan het Why at Work portaal. Dit geldt ook voor het aantal afdelingen en ruimtes binnen je organisatie. 

Wel hanteren we een ander prijsmodel als je meer dan 500 medewerkers hebt. Neem hierover gerust contact op. 

Kan ik een gebruiker koppelen aan een afdeling of ruimte?

Een gebruiker wordt in het portaal niet gekoppeld aan een afdeling of ruimte. De gebruiker kiest namelijk zelf in de app in welke ruimte of afdeling hij dat dagdeel wil werken. Mocht het druk zijn in de ene ruimte, kan hij altijd in een rustige ruimte gaan werken en daar een werkplek reserveren. Is de werkruimte van een medewerker altijd hetzelfde, dan wordt dit automatisch ingevuld wanneer een medewerker zijn aanwezigheid aangeeft.

Is er een mogelijkheid om voor anderen een werkplek of andere faciliteiten te reserveren?

Ja, dit is mogelijk. In het portaal bestaat een office manager rol. De office manager kan voor anderen een werkplek, parkeerplaats of andere faciliteit reserveren.

Dashboard & analytics

Kan ik terugzien hoe druk het was op kantoor?

In het beheerportaal zijn statistieken inzichtelijk. Deze statistieken laten de gemiddelde drukte op kantoor zien per dag én je kan van individuele medewerkers zien wanneer deze aanwezig is geweest. Handig bijvoorbeeld ter controle van de reiskostenvergoeding! 

Welke rapportage- en analysemogelijkheden zijn er in het portal? 

De mogelijkheden zijn uitgebreid. Een greep uit de mogelijkheden

  • geplande bezetting per medewerker en ruimte
  • statistieken (grafisch): gemiddelde bezetting per dag / week
  • geplande en historische aanwezigheid per medewerker / per dag / per week
  • real-time inzicht in actuele bezetting (Pro versie)
  • Weet welke plek het meest/minst gebruikt wordt (Pro versie)
  • Vergelijk bezetting van ruimtes en locaties (Pro versie)

In- en uitchecken

Kan ik zien wie er op kantoor is?

Zowel in de app als in het portal kan je zien wat de actuele bezetting is op dat moment. Je kan bij het reserveren ook zien wie wanneer en waar gereserveerd heeft. Als je gebruik maakt van de Pro versie kan je zelfs op de plattegrond zien welke collega waar zit.

Hoe check ik in of uit? 

Afhankelijk van de versie die je gebruikt, kan je handmatig in- en uitchecken in de app of eenvoudig de QR-code scannen die gekoppeld is aan de werkplek, ruimte of andere faciliteit. 

Reserveren van werkplek of andere faciliteit

Welke faciliteiten kan ik reserveren via de app? 

De app is zo opgezet dat eigenlijk alles wat te reserveren is, ook ingericht kan worden voor jouw organisatie. 

Standaard zijn dit een werkplek, samenwerkplekken, vergaderruimte, parkeerplaats, lunch, poolauto, maar je zou ook kunnen denken aan diner bij overwerken of aanwezigheid bij (informele)meetings. 

Kan de app ook via een browser benaderd worden?

Ja, er is een webversie van de app beschikbaar. Deze heeft dezelfde functionaliteiten als de app. 

Kunnen medewerkers ook per dagdeel hun beschikbaarheid aangeven?

Ja, dat is mogelijk. Per ochtend en middag kan een werkplek of ruimte gereserveerd worden.  Voor poolauto’s en andere faciliteiten kan dit zelfs per minuut gereserveerd worden

Hoe ver vooruit kan een werkplek of andere faciliteit gereserveerd worden?

Standaard kan iedereen voor 2 weken vooruit een werkplek reserveren in de app. Als beheerder kan je in het webportaal zelf aangeven hoe ver vooruit een medewerker een werkplek kan reserveren. Dit kan naar eigen wens ingevuld worden. 

Kosten en betalen

Wat zijn de kosten van Why at Work?

Dat hangt af van de versie waarmee je wil gaan werken:

Je kan 30 dagen starten met de gratis versie. Daarna kies je voor het Starter, Professional of Enterprise pakket. 

Voor het al behoorlijk complete Starter-pakket betaal je vanaf  €1,- per medewerker, per maand. Bekijk het volledige prijsmodel hier

Hoe gaat de facturatie? 

Je krijgt aan het begin van de periode een factuur toegestuurd op basis van het aantal medewerkers in het portaal. Afhankelijk van je abonnement is dit aan het begin van het jaar of het begin van elke maand. 

Voor de gratis proefperiode sturen wij uiteraard geen factuur.